Förändringsledning - en självklarhet för Unionen

Det är många gånger lättare att förändra ett system än att förändra människor. Det märker vissa organisationer som vill införa nya system. Därför vill många företag kombinera sitt systemskifte med ett aktivt och professionellt förändringsarbete.

Kentor fick uppdraget att byta ut Unionens mest verksamhetskritiska system, det 20 år gamla medlemssystemet med en hantering av över 640.000 medlemmar. Systemet skulle ersättas av en framtidssäkrad webbaserad lösning som bättre skulle stödja medarbetarna i deras vardag.

Unionen är ett fackförbund med verksamhet i olika delar av Sverige.  Tidigare försök att byta ut systemet hade avbrutits och därför ville Unionen denna gång arbeta aktivt med förändringsledning. Målet var att förankra systemskiftet i alla delar av organisationen. Unionen ville säkerställa att det skapades rätt förväntningar, t ex att ett ”nytt” system inte innebar ny funktionalitet från dag ett och förståelse hur den nya lösningen skulle påverka användarnas dagliga arbete.

Förändringsarbetet

Tillsammans med Unionen identifierades tre nyckelområden för förändringsledningen. Det var kommunikation, utbildning och etablering av en stödfunktion för användarna.

Med stöd av en nulägesanalys och en kartläggning av intressenter inleddes arbetet med att identifiera de personer i organisationen som skulle påverkas av systemskiftet och klargöra hur de skulle påverkas. Utifrån detta skapades en kommunikationsplan som svarade på vad, när, hur och varför förändringen skedde. Som dessutom gavs tydliga rekommendationer kring kanalval för kommunikationen, allt från personliga möten, intranät och nyhetsbrev till demovideos och blogginlägg.

Under projektets gång och inför lanseringen arbetade projektet för att kontinuerligt förankra förändringen och det nya arbetssättet runt om i organisationen från ledningsgrupp, mellanchefer till användare. På det sättet kunde frågor, osäkerhet och motstånd till förändringen fångas upp och missförstånd klaras ut. Målet var att alla användare skulle uppleva att de hade tillgång till rätt information och stöd.

Inför lanseringen togs en utbildningsstrategi fram. Den inkluderade 36 superusers runt om i organisationen. Dessa superusers fungerade som ambassadörer både innan och efter lanseringen och hjälpte till att utbilda mer än 900 slutanvändare.

Resultatet

Den tydliga och kontinuerliga kommunikationen på alla nivåer i organisationen spelade en avgörande roll i att göra projektet till en framgång och skapa trygghet och rätt förväntningar i organisationen.  Redan ett halvår innan det nya systemet lanserades hade 97 procent av medarbetarna hört talas om förändringen och det nya systemet. Även snabbt agerande vid frågor och oro för att undvika missuppfattningar eller negativ spridning var en viktig framgångsfaktor.

Med en väl genomtänkt förändringsledning kunde Unionen och Kentor på bästa möjliga sätt förbereda, förankra och utbilda nära 1.000 användare i en övergång till det nya systemet.

”Den kontinuerliga kommunikationen under hela projektet var en viktig del för att skapa acceptans och sätta rätt förväntningar på det nya systemet ute i organisationen.  Även satsningen av dedikerade ambassadörer sk superusers bidrog till framgången. De agerade snabbt vid frågor, fångade upp problem och fanns till hands för användarstöd.” Jadwiga Bergström, Projektledare, Unionen

Unionen är Sveriges största fackförbund med över 640 000 medlemmar där alla tjänstemän på en arbetsplats i den privata sektorn kan vara medlemmar.