Digitalisering av processer hos Hälso- och sjukvårdsförvaltningen

Från manuell hantering till en ny smidigare och snabbare digital lösning för HSF inom Stockholms Läns landsting.

Vårdbeställaren i Stockholms Län, HSF (Hälso- och sjukvårdsförvaltningen), hade ett föråldrat system för hantering av ersättning till ca 1200 privatpraktiserande läkare och fysioterapeuter. Ett system som varken levde upp till lagkrav på säker inloggning eller gav tillräckligt stöd för önskad analys och kontroll av uppgifter. Systemet hanterar månatligen ca. 100 Mkr.

HUR VAR DET INNAN

Besöksrapportering och ärendehantering

Det tidigare systemet stödde inte kravet på säker inloggning (start autentisering) och gav inte tillräckligt stöd för kontroll och uppföljning hos SLL. Det fanns inget stöd för besöksrapportering avseende utländska medborgare och utlandssvenskar. Exempel vis behövde en vårdgivare som hade en patient boende i ett annat land ladda ner en blankett, skriva ut och fylla i den, och skicka den via vanlig post till SLL. SLL granskade den insända pappersblanketten, godkände och skapade ett manuellt utbetalningsunderlag till Försäkriningskassan. Ansökningar och anmälningar från vårdgivaren såsom ändring av bankkonto, adressändring och ansökan om vikariat hanterades genom manuellt blankettförfarande med en administrativ börda som följd.

Kontroller

För att sedan säkerställa korrektheten och att rapporteringen följde regelverket behövde SLL:s handläggare kontrollera inrapporteringen av patientbesök mot olika utskrivna listor varje månad och manuellt ta fram underlag för kontroll och rimlighetsbedömning innan utbetalning kunde godkännas. Följsamhet till regelverk avseende arbetstid, semester mm kontrollerades också manuellt av handläggare.

Lösningen

Besöksrapportering och ärendehantering

Den nya lösningen omfattar även digital rapportering av utlandspatientbesök. Med en ny digital besöksrapportering genereras, för utomlandspatienter, fakturor automatiskt till respektive hemlandsting med en rapport per landsting och månad. Fakturor skapas även automatiskt till Försäkringskassan avseende utlandspatienter som innehåller alla nödvändiga dokument (faktura samt en zip-fil med de föreskrivna bilagorna).  

Den nya lösningen innebär också en helt digitaliserad ärendehantering för olika ansökningar och anmälningar från vårdgivare. Kompletteringsrunda, beslut och ärendebilagor hanteras numera digitalt vilket sparar en hel del administrativ tid för både vårdgivare och SLL.

Kontrollfunktion

I den nya lösningen gör handläggaren månadsgodkännande för hela månadens besök i en vy.

Här finns en simuleringsfunktion som kan ställas in olika för att enkelt kunna hitta avvikelser i riktighet och rimlighet. Genom förbättrat digitalt stöd för efterkontroll fås bättre effektivitet i kontrollen hur skattepengar används. Här kan man även sätta bevakningsmarkörer för olika vårdgivare som man önskar följa upp. Alla loggar in med SITHS-kort, dvs säker tvåfaktorsinloggning, för ökad säkerhet.

Administration och arkiv

Till varje vårdgivare i det nya vårdgivarregistret kan olika dokument laddas upp och arkiveras. Där man tidigare ägnade stor tid åt att söka dokument i ett fysiskt arkiv, finns dessa nu digitala kopplingar till respektive vårdgivare.

Resultatet

Med den nya lösningen skapades en säker inloggning som uppfyller myndighetskraven, utökad digitalisering av besöksrapportering, ärendehantering, och kontrollfunktioner i rapporteringen. Genom den nya lösningen kunde SLL även digitalisera arbetet med att arkivera dokument knutna till vårdgivare. Från manuell hantering, identifiering av digitaliseringsbehov till ny smidigare och snabbare digital lösning för Stockholms Läns landsting. Mer tid kan nu ägnas åt kvalitetskontroll och med digitalt stöd handlägga ärenden betydligt snabbare, och mindre tid går åt manuellt tidsödande pappersarbete.

Med det nya ARV-2 systemet har vi tagit ytterligare ett steg med digitalisering av våra verksamhetsflöden. Vi hanterar nu till exempel olika typer av ansökningsärenden och fler besökstyper digitalt än tidigare. Vi har också lyft in en stor mängd dokument och därmed kunnat minska användningen av vårt fysiska dokumentarkiv och spara tid.

HSF (Hälso- och sjukvårdsförvaltningen) ansvarar för att Stockholms läns invånare har tillgång till en bra och säker hälso- och sjukvård samt tandvård.