Digital process för hantering av glasögonbidrag

På grund av en ny lag om rätten till glasögonbidrag för barn mellan 8-19 år började det under våren och sommaren 2016 komma in stora mängder ansökningar till HSF.

Under förra året kom det in ca 1.000 ansökningar per månad via post angående ansökningar om glasögonbidrag. Ansökningar som kraftigt ökade månad för månad. Situationen blev till slut akut och HSF kontaktade Kentor för att diskutera möjligheten att på kort tid ta fram ett systemstöd för hantering av dessa.

Förfrågan från HSF kom i mitten av juli 2016 och efter två månader levererades ett systemstöd för glasögonbidrag för barn i åldrar 8-19 år. Systemstödet är byggt i det befintliga systemet som sedan tidigare hanterar vissa rekvisitioner och bidrag inom hjälpmedelsområdet.

Som en följd av Kentors snabba respons och proaktivitet fick vi sedan under hösten 2016 en beställning på att införa systemstöd även för glasögonbidrag för 0-8 år, vilket levererades i slutet av november 2016 samt ett kommunikationsuppdrag mot optikerna inför dessa förändringar.

HUR VAR DET INNAN

Den 1 mars 2016 trädde en ny lag i kraft, som innebar att alla barn från 8 till och med 19 år har rätt till glasögonbidrag via sitt landsting. Eftersom detta är en lag, så krävs ett myndighetsbeslut i varje enskilt fall.

För att lösa detta införde HSF en blankett som respektive individ/målsman skall fylla i och skicka in till HSF tillsamman med kvitton och andra intyg, utifrån detta underlag tog sedan HSF beslut och efter godkänd ansökan betalade man ut bidraget.

Ansökningarna om glasögonbidrag ökade och HSF fick ta in extra personal för att hantera dessa. Trots extra personal var det svårt att administrera mängden ansökningar på ett effektivt och kvalitetsäkert sätt. Myndighetsbeslut hann man inte med, bristfälliga eller inga kontroller på att regelverket följdes, t ex att man bara hade rätt till ett glasögonbidrag för en given period samt tidskrävande administrativt arbete.

LÖSNINGEN

Kentor agerade proaktivt och studerade aktuell lagstiftning och regelverk och såg över möjligheten att utveckla ett systemstöd, som var klart för lansering efter två månader, i slutet av september 2016.

Med hjälp av den nya lösningen behöver inte brukaren hantera kvitton och blanketter utan det hanteras direkt av optikern. Optikern gör det mesta jobbet kring inmatning av uppgifter i systemet, stor del av administrationen har flyttats ut till optikerna istället för att hanteras centralt av HSF. Regelverket som är implementerat i systemet förhindrar systematiskt fusk och faktureringen sker samlat från respektive optiker och pengar behöver ej betalas ut till respektive individ.

RESULTATET

Som en följd av Kentors snabba respons och proaktivitet fick vi under hösten 2016 möjlighet att införa systemstöd även för glasögonbidrag för 0-8 år, vilket levererades till slutet av november 2016 samt ett kommunikationsuppdrag genemot optikerna inför dessa förändringar.

HSF slipper tidskrävande manuell hantering. Optikerna har fått mer jobb men samtidigt en bättre översikt över glasögonbidragsansökarna.

Marjo Kanto, Förvaltningsledare/Controller, Hälso- och sjukvårdsförvaltningen

 

HSF (Hälso- och sjukvårdsförvaltningen) ansvarar för att Stockholms läns invånare har tillgång till en bra och säker hälso- och sjukvård samt tandvård.